El extranet de la FFJDA es la plataforma en línea que centraliza la gestión administrativa de los clubes de judo afiliados a la federación. Cada operación relacionada con las licencias, los grados o las inscripciones en competición pasa por esta herramienta. La conexión se realiza con la dirección de correo electrónico proporcionada en la ficha de licencia del responsable del club, y una contraseña que se puede restablecer por correo electrónico.
Derechos de acceso y cumplimiento del RGPD en el extranet FFJDA
Un punto que la mayoría de las guías de conexión no detallan: la gestión de las habilitaciones dentro del club. Desde finales de 2024, el cumplimiento del RGPD del extranet se ha reforzado. Los clubes deben ahora mantener un registro interno de las personas habilitadas para acceder a los datos de los licenciados en la plataforma.
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Concretamente, el presidente del club, el secretario y el docente principal no tienen las mismas necesidades de acceso. Antes de crear cuentas o compartir identificadores, es necesario definir quién consulta qué. El extranet permite asignar roles diferenciados, y la federación espera que esta distribución esté documentada.
Este requisito cambia la forma de abordar la herramienta. Ya no se trata solo de conectarse, sino de estructurar los accesos para que cada dirigente o docente acceda solo a los módulos que le conciernen. Un club que desee utilizar el extranet de judo de la FFJDA de manera correcta debe formalizar esta organización desde el inicio de la temporada.
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Gestión de licencias y grados desde el extranet de judo
El módulo de ingreso de licencias constituye el núcleo del extranet para los clubes. El procedimiento sigue un orden preciso: creación o renovación de la ficha de licenciado, vinculación al club, validación del certificado médico o de la declaración de salud, y luego pago de la cuota federal.
Adhesión y renovación en línea
El formulario de adhesión en línea reemplaza los expedientes en papel. El responsable del club ingresa la información del licenciado (estado civil, datos de contacto, disciplina practicada) y el sistema genera automáticamente el número de licencia. Para las renovaciones, los datos de la temporada anterior se completan automáticamente.
El seguimiento de los grados se realiza en un módulo distinto. El docente titular registra los ascensos de grado internos (cinturones de color), mientras que los grados superiores validados por el comité departamental o la liga se actualizan a nivel federal.
Inscripciones a competiciones y verificación automática
Desde el otoño de 2024, el extranet del club está progresivamente interconectado con la solución France Judo Event, utilizada en algunos circuitos regionales de competiciones. Para los clubes piloto, esta interconexión permite verificar automáticamente la validez de las licencias y los grados de los judokas inscritos, sin necesidad de volver a ingresarlos en una segunda herramienta.
Este vínculo entre el extranet y la gestión de competiciones elimina una fuente de errores frecuente: la inscripción de un licenciado cuyo renovación no está finalizada o cuyo grado registrado no corresponde a la categoría deseada.
Indicadores sociales y subvenciones a través del extranet del club FFJDA
A partir de la temporada 2025-2026, la FFJDA impone a los clubes que solicitan ayudas del Plan Judo en los Barrios 2025-2028 que ingresen indicadores sociales directamente en el extranet. Esta obligación reemplaza los antiguos formularios en papel y archivos de Excel enviados a las ligas.
Los datos solicitados abarcan varias dimensiones:
- Los públicos atendidos (rangos de edad, proporción de practicantes provenientes de barrios prioritarios, practicantes en situación de discapacidad)
- Los horarios específicos dedicados a estos públicos y las asociaciones con las instituciones educativas
- Los convenios firmados con estructuras de tipo centro social o asociación de barrio
Para un club que solicita estas subvenciones, la entrada de estos indicadores condiciona el acceso a los financiamientos. Un expediente incompleto en el extranet bloquea la solicitud por adelantado, incluso antes de la revisión por parte del comité departamental o la liga.
Tutoriales en video y módulos del extranet FFJDA
La federación pone a disposición tutoriales en video para cada módulo del extranet. Estos recursos cubren la toma de contacto inicial (conexión, navegación en la interfaz) y las operaciones comunes (ingreso de licencia, seguimiento de pagos, consulta de listas de licenciados por categoría).
La interfaz actual está dividida en módulos temáticos. Cada módulo corresponde a una tarea administrativa distinta:
- Módulo licencias: creación, renovación, declaración de salud, pago federal
- Módulo grados: registro de ascensos, consulta del historial por licenciado
- Módulo competiciones: inscripción en pruebas regionales y federales, seguimiento de resultados
- Módulo comunicación: herramientas de promoción del club, acceso a la plataforma de creación de logotipos y de sitio web ofrecida por la federación
El antiguo extranet sigue siendo accesible temporalmente en paralelo, pero la federación ha anunciado su cese próximo. Los clubes que aún utilizan la antigua interfaz tienen interés en cambiar sin esperar para evitar perder el acceso durante la temporada.
Conexión al extranet de judo: contraseña y dirección de correo electrónico de licencia
El identificador de conexión es la dirección de correo electrónico registrada en la ficha de licencia. Si esta dirección ha cambiado o si el responsable del club no la encuentra, la actualización debe hacerse a través del comité departamental o directamente mediante el formulario de contacto federal.
El restablecimiento de la contraseña se realiza por correo electrónico. Un enlace de restablecimiento se envía a la dirección de licencia, lo que supone que esta dirección esté siempre activa y sea consultada. Un correo electrónico de licencia obsoleto bloquea toda la cadena de acceso.
Para los clubes con varios dirigentes, cada persona habilitada debe tener su propia dirección de correo electrónico vinculada a su ficha. Compartir un identificador único entre presidente, secretario y tesorero plantea un problema de trazabilidad, además de ser incompatible con los requisitos del RGPD mencionados anteriormente.
La gestión administrativa de un club de judo se basa hoy casi completamente en el extranet federal. Los clubes que estructuran sus accesos, mantienen actualizadas las direcciones de correo electrónico de licencia y ingresan los indicadores solicitados desde el inicio de la temporada evitan bloqueos en períodos de competiciones o solicitudes de subvenciones.