Das Extranet der FFJDA ist die Online-Plattform, die die administrative Verwaltung der dem Verband angeschlossenen Judo-Vereine zentralisiert. Jede Operation, die mit Lizenzen, Graden oder Wettkampfanmeldungen verbunden ist, erfolgt über dieses Tool. Die Anmeldung erfolgt mit der E-Mail-Adresse, die auf dem Lizenzformular des Vereinsverantwortlichen angegeben ist, und einem per E-Mail zurücksetzbaren Passwort.
Zugriffsrechte und RGPD-Konformität im FFJDA-Extranet
Ein Punkt, den die meisten Anleitungen zur Anmeldung nicht im Detail behandeln: die Verwaltung der Berechtigungen innerhalb des Vereins. Seit Ende 2024 wurde die RGPD-Konformität des Extranets verstärkt. Die Vereine müssen nun ein internes Register der berechtigten Personen führen, die auf die Daten der Lizenzinhaber auf der Plattform zugreifen können.
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Konkret haben der Vereinspräsident, der Sekretär und der Hauptlehrer nicht die gleichen Zugriffsbedürfnisse. Bevor Konten erstellt oder Anmeldedaten geteilt werden, muss festgelegt werden, wer was einsehen kann. Das Extranet ermöglicht die Zuweisung unterschiedlicher Rollen, und der Verband erwartet, dass diese Verteilung dokumentiert wird.
Diese Anforderung verändert die Herangehensweise an das Tool. Es geht nicht mehr nur darum, sich anzumelden, sondern die Zugriffe so zu strukturieren, dass jeder Verantwortliche oder Lehrer nur auf die Module zugreifen kann, die ihn betreffen. Ein Verein, der das Extranet Judo der FFJDA regelkonform nutzen möchte, muss diese Organisation zu Beginn der Saison formal festlegen.
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Verwaltung von Lizenzen und Graden über das Judo-Extranet
Das Modul zur Erfassung von Lizenzen bildet das Herzstück des Extranets für die Vereine. Der Ablauf folgt einer genauen Reihenfolge: Erstellung oder Verlängerung des Lizenzformulars, Zuordnung zum Verein, Validierung des ärztlichen Attests oder der Gesundheitsbescheinigung und dann Zahlung des Mitgliedsbeitrags.
Mitgliedschaft und Online-Verlängerung
Das Online-Anmeldeformular ersetzt die Papierunterlagen. Der Vereinsverantwortliche gibt die Informationen des Lizenzinhabers (Personenstand, Kontaktdaten, ausgeübte Disziplin) ein, und das System generiert automatisch die Lizenznummer. Bei Verlängerungen sind die Daten der vorherigen Saison vorausgefüllt.
Die Nachverfolgung der Graden erfolgt in einem separaten Modul. Der hauptverantwortliche Lehrer erfasst die internen Gradprüfungen (Farbgurte), während die höheren Grade, die vom Departementskomitee oder der Liga validiert wurden, auf der föderalen Seite aktualisiert werden.
Anmeldungen zu Wettkämpfen und automatische Überprüfung
Seit Herbst 2024 ist das Vereins-Extranet schrittweise mit der Lösung France Judo Event verbunden, die bei bestimmten regionalen Wettkampfserien verwendet wird. Für die Pilotvereine ermöglicht diese Interkonnektivität die automatische Überprüfung der Gültigkeit der Lizenzen und Grade der angemeldeten Judokas, ohne dass eine erneute Eingabe in ein zweites Tool erforderlich ist.
Diese Verbindung zwischen Extranet und Wettkampfverwaltung beseitigt eine häufige Fehlerquelle: die Anmeldung eines Lizenzinhabers, dessen Verlängerung nicht abgeschlossen ist oder dessen eingetragener Grad nicht der angestrebten Kategorie entspricht.
Soziale Indikatoren und Zuschüsse über das FFJDA-Vereins-Extranet
Ab der Saison 2025-2026 verpflichtet die FFJDA die Vereine, die Zuschüsse aus dem Plan Judo in den Stadtteilen 2025-2028 beantragen, dazu, soziale Indikatoren direkt im Extranet anzugeben. Diese Verpflichtung ersetzt die alten Papierformulare und Excel-Dateien, die an die Ligen gesendet wurden.
Die angeforderten Daten decken mehrere Dimensionen ab:
- Die empfangenen Zielgruppen (Altersgruppen, Anteil der Praktizierenden aus benachteiligten Stadtteilen, Praktizierende mit Behinderungen)
- Die spezifischen Zeitfenster, die diesen Zielgruppen gewidmet sind, und die Partnerschaften mit Schulen
- Die Vereinbarungen, die mit sozialen Einrichtungen oder Stadtteilvereinen unterzeichnet wurden
Für einen Verein, der diese Zuschüsse beantragt, ist die Eingabe dieser Indikatoren Voraussetzung für den Zugang zu den Finanzierungen. Ein unvollständiger Antrag im Extranet blockiert die Anfrage im Vorfeld, noch bevor sie vom Departementskomitee oder der Liga geprüft wird.
Video-Tutorials und Module des FFJDA-Extranets
Der Verband stellt Video-Tutorials für jedes Modul des Extranets zur Verfügung. Diese Ressourcen decken die erste Handhabung (Anmeldung, Navigation in der Benutzeroberfläche) und die gängigen Operationen (Lizenzregistrierung, Nachverfolgung von Zahlungen, Einsichtnahme in die Lizenzinhaberlisten nach Kategorie) ab.
Die aktuelle Benutzeroberfläche ist in thematische Module unterteilt. Jedes Modul entspricht einer separaten administrativen Aufgabe:
- Modul Lizenzen: Erstellung, Verlängerung, Gesundheitsbescheinigung, föderale Zahlung
- Modul Grade: Erfassung der Prüfungen, Einsichtnahme in die Historie nach Lizenzinhaber
- Modul Wettkämpfe: Anmeldung zu regionalen und föderalen Prüfungen, Nachverfolgung der Ergebnisse
- Modul Kommunikation: Werbemittel für den Verein, Zugang zur Plattform zur Erstellung von Logos und Websites, die vom Verband angeboten wird
Das alte Extranet bleibt vorübergehend parallel zugänglich, aber der Verband hat angekündigt, dass es bald eingestellt wird. Die Vereine, die noch die alte Benutzeroberfläche verwenden, sollten ohne Verzögerung umsteigen, um zu vermeiden, dass sie während der Saison den Zugang verlieren.
Anmeldung im Judo-Extranet: Passwort und E-Mail-Adresse der Lizenz
Die Anmeldedaten sind die E-Mail-Adresse, die im Lizenzformular eingetragen ist. Wenn sich diese Adresse geändert hat oder der Vereinsverantwortliche sie nicht findet, erfolgt die Aktualisierung über das Departementskomitee oder direkt über das Kontaktformular des Verbands.
Die Zurücksetzung des Passworts erfolgt per E-Mail. Ein Zurücksetzungslink wird an die Lizenzadresse gesendet, was voraussetzt, dass diese Adresse weiterhin aktiv und abgerufen wird. Eine veraltete Lizenz-E-Mail blockiert die gesamte Zugriffskette.
Für Vereine mit mehreren Verantwortlichen muss jede berechtigte Person über ihre eigene E-Mail-Adresse verfügen, die mit ihrem Formular verknüpft ist. Das Teilen einer einzigartigen Anmeldedaten zwischen Präsident, Sekretär und Schatzmeister stellt ein Problem der Nachverfolgbarkeit dar, zusätzlich zu den oben genannten RGPD-Anforderungen.
Die administrative Verwaltung eines Judo-Vereins basiert heute fast vollständig auf dem föderalen Extranet. Die Vereine, die ihre Zugriffe strukturieren, die E-Mail-Adressen der Lizenzen aktuell halten und die geforderten Indikatoren zu Beginn der Saison eingeben, vermeiden Blockaden während der Wettkampf- oder Zuschussantragszeiten.