Het extranet van de FFJDA is het online platform dat het administratieve beheer centraliseert van de judo clubs die bij de federatie zijn aangesloten. Elke operatie met betrekking tot licenties, graden of inschrijvingen voor competities verloopt via dit hulpmiddel. De verbinding gebeurt met het e-mailadres dat is opgegeven op het licentiedocument van de clubverantwoordelijke, en een wachtwoord dat per e-mail kan worden gereset.
Toegangsrechten en GDPR-naleving op het FFJDA-extranet
Een punt dat de meeste verbindingsgidsen niet in detail beschrijven: het beheer van de bevoegdheden binnen de club. Sinds eind 2024 is de GDPR-naleving van het extranet versterkt. Clubs moeten nu een intern register van bevoegde personen bijhouden die toegang hebben tot de gegevens van de leden op het platform.
Zie ook : Hoe uw aanvraag succesvol indienen op het ecandidat-portaal van de universiteit van Avignon
Concreet hebben de voorzitter van de club, de secretaris en de hoofdleraar niet dezelfde toegangsnoden. Voordat er accounts worden aangemaakt of identificaties worden gedeeld, moet worden gedefinieerd wie wat kan inzien. Het extranet maakt het mogelijk om verschillende rollen toe te wijzen, en de federatie verwacht dat deze verdeling wordt gedocumenteerd.
Deze eis verandert de manier waarop het hulpmiddel wordt benaderd. Het gaat niet langer alleen om inloggen, maar om het structureren van de toegang zodat elke bestuurder of leraar alleen toegang heeft tot de modules die voor hem of haar relevant zijn. Een club die het FFJDA judo-extranet volgens de regels wil gebruiken, moet deze organisatie vanaf het begin van het seizoen formaliseren.
Aanrader : Hoe de beste beleggingen te kiezen om uw spaargeld in 2024 te laten groeien
Beheer van licenties en graden via het judo-extranet
De module voor licentie-invoer vormt de kern van het extranet voor de clubs. De procedure volgt een specifieke volgorde: aanmaken of vernieuwen van het licentiedocument, koppeling aan de club, validatie van het medisch attest of gezondheidsverklaring, en vervolgens betaling van de federale bijdrage.
Lidmaatschap en online verlenging
Het online lidmaatschapsformulier vervangt de papieren dossiers. De clubverantwoordelijke voert de gegevens van de lid (persoonlijke gegevens, contactgegevens, beoefende discipline) in en het systeem genereert automatisch het licentienummer. Voor verlengingen zijn de gegevens van het voorgaande seizoen al ingevuld.
Het volgen van de graden gebeurt in een aparte module. De hoofdleraar registreert de interne graadovergangen (kleurbanden), terwijl de hogere graden die zijn goedgekeurd door het departementale comité of de liga aan de federale kant worden bijgewerkt.
Inschrijvingen voor competities en automatische verificatie
Sinds de herfst van 2024 is het club-extranet geleidelijk verbonden met de oplossing France Judo Event, die wordt gebruikt op bepaalde regionale competitiecircuits. Voor de pilotclubs maakt deze interconnectie het mogelijk om automatisch de geldigheid van de licenties en graden van de ingeschreven judoka’s te controleren, zonder dat deze opnieuw in een tweede hulpmiddel hoeven te worden ingevoerd.
Deze link tussen extranet en competitiebeheer elimineert een veelvoorkomende foutbron: de inschrijving van een lid wiens verlenging niet is afgerond of wiens geregistreerde graad niet overeenkomt met de beoogde categorie.
Sociale indicatoren en subsidies via het FFJDA club-extranet
Vanaf het seizoen 2025-2026 verplicht de FFJDA de clubs die aanvragen indienen voor de subsidies van het Plan Judo in de Wijken 2025-2028 om sociale indicatoren rechtstreeks op het extranet in te voeren. Deze verplichting vervangt de oude papieren formulieren en Excel-bestanden die naar de liga’s werden gestuurd.
De gevraagde gegevens bestrijken verschillende dimensies:
- De doelgroepen die worden verwelkomd (leeftijdsgroepen, proportie van deelnemers uit achtergestelde wijken, deelnemers met een handicap)
- Specifieke tijdslots die aan deze doelgroepen zijn gewijd en de samenwerkingen met scholen
- De overeenkomsten die zijn ondertekend met structuren zoals sociale centra of wijkverenigingen
Voor een club die deze subsidies aanvraagt, is het invoeren van deze indicatoren een voorwaarde voor toegang tot de financiering. Een onvolledig dossier op het extranet blokkeert de aanvraag vooraf, zelfs voordat deze door het departementale comité of de liga wordt beoordeeld.
Video-tutorials en modules van het FFJDA-extranet
De federatie stelt video-tutorials ter beschikking voor elke module van het extranet. Deze bronnen dekken de initiële kennismaking (inloggen, navigeren in de interface) en de gebruikelijke operaties (licentie-invoer, volgen van betalingen, raadplegen van de ledenlijsten per categorie).
De huidige interface is opgedeeld in thematische modules. Elke module komt overeen met een specifieke administratieve taak:
- Licentiemodule: aanmaken, verlengen, gezondheidsverklaring, federale betaling
- Gradenmodule: registreren van overgangen, raadplegen van de geschiedenis per lid
- Competitiemodule: inschrijving voor regionale en federale evenementen, volgen van resultaten
- Communicatiemodule: promotiemiddelen voor de club, toegang tot het platform voor het maken van logo’s en websites aangeboden door de federatie
Het oude extranet blijft tijdelijk toegankelijk, maar de federatie heeft aangekondigd dat het binnenkort zal worden stopgezet. Clubs die de oude interface nog gebruiken, doen er goed aan om zonder uitstel over te stappen om te voorkomen dat ze tijdens het seizoen de toegang verliezen.
Inloggen op het judo-extranet: wachtwoord en licentie-e-mailadres
De inloggegevens zijn het e-mailadres dat op het licentiedocument is geregistreerd. Als dit adres is gewijzigd of als de clubverantwoordelijke het niet kan vinden, kan de update via het departementale comité of rechtstreeks via het federale contactformulier plaatsvinden.
Het resetten van het wachtwoord gebeurt per e-mail. Een resetlink wordt naar het licentie-e-mailadres gestuurd, wat betekent dat dit adres nog steeds actief en geraadpleegd moet worden. Een verouderd licentie-e-mailadres blokkeert de hele toegangsketen.
Voor clubs met meerdere bestuurders moet elke bevoegde persoon beschikken over zijn of haar eigen e-mailadres dat aan zijn of haar dossier is gekoppeld. Het delen van één uniek identificatienummer tussen de voorzitter, secretaris en penningmeester vormt een probleem voor de traceerbaarheid, naast dat het in strijd is met de eerder genoemde GDPR-eisen.
Het administratieve beheer van een judo club berust tegenwoordig bijna volledig op het federale extranet. Clubs die hun toegang structureren, de licentie-e-mailadressen up-to-date houden en de gevraagde indicatoren vanaf het begin van het seizoen invoeren, voorkomen blokkades tijdens competities of bij het aanvragen van subsidies.